全校各学院：

根据学校关于毕业生工作的安排部署，为顺利完成2023届毕业生档案的归档和转递工作，现将有关事项通知如下：

一、归档前培训

综合档案馆拟于2023年5月11日下午3点在行政楼第一会议室（二楼会议室）召开毕业生档案归档工作培训会，届时将对相关注意事项、工作流程和档案管理软件的使用进行培训，请各学院教务办主任、学工办主任（或毕业班辅导员）准时参加培训。

二、毕业生档案的归档材料

（一）毕业生个人档案转递前应完善的归档材料

1.毕业生登记表、综合测评表、毕业生体检表

2.成绩档案表（包括双学位成绩单）

3.学士学位申请表

4.组织档案（党员档案、团员档案）

（二）留存在学校的归档材料

1.毕业生登记表（封面左上角用铅笔标注学号）

2.成绩档案表（包括双学位成绩单）

3.学士学位申请表

4.毕业生合影

三、毕业生档案归档注意事项和工作流程

1.由个人填写的毕业生登记表、综合测评表应字迹清晰，均应使用黑色或蓝黑墨水笔填写，不得有涂改痕迹，不得用圆珠笔、铅笔填写（否则影响档案将来的使用、审核，请各学院务必宣传到位）。

2.所有归档材料应印章清晰。

3.毕业生档案归档材料的责任单位为各学院，各学院以班级为单位对应归档材料进行收集、审核、移交、入档。其中毕业生登记表、成绩表及学士学位申请表应一式两份，一份移交学生档案管理部归入个人档案，一份移交综合档案管理部归入学校综合档案。毕业生合影（纸质+电子）移交综合档案管理部。

4.移交、入档截止时间原则上为毕业生离校前。若离校时尚有不能完成的档案相关材料由各学院负责随后调派人员移交、入档。双学位成绩单由双学位培养的学院负责打印并分发到毕业生所在学院，由毕业生所在学院负责将主修成绩单和双学位成绩单一并向综合档案管理部和学生档案管理部移交、入档。组织档案、毕业生体检表由组织部、团委、校医院分发至各学院，由各学院向学生档案管理部移交、入档。

5.移交时需要提供加盖学院印章的移交材料汇总表一式两份（附件1）。

6.各学院组织相关老师及适量学生干部，协同学生档案管理部对本学院归档材料进行审核及集中归档。

7.需要邮寄的毕业生档案，由各学院负责按毕业生学号顺序填写《XX学院2023届毕业生档案邮寄信息汇总表》（附件2），并将毕业生档案邮寄信息汇总表电子版、纸质版同邮寄凭证按顺序排列移交学生档案管理部。

8.如有不能返校的毕业生，各学院负责将相关空白档案表格邮寄给毕业生，由本人填写后寄回学院，由学院负责审核移交。

9.学生档案管理部根据离校手续办结名单核查毕业生档案，离校手续办结无误后，整理寄出。

10.移交至综合档案管理部的归档材料，由各学院完成纸质件加盖档号章、档案管理系统目录录入、扫描及合并文件等工作后，经综合档案管理部对相关档案纸质版、电子数据和毕业生归档材料移交汇总表进行审核，核对无误后办理移交手续。

四、档案移交

1、学生个人档案移交

地点：学生档案管理部（行政楼127房间）

联系人：赵昊、郑明荣

联系电话：2089929

2、综合档案移交

地点：综合档案管理部（行政楼302房间）

联系人：高蔚、罗凯平、刘文静

联系电话：2089927

附件：1.毕业生归档材料移交汇总表

2.XX学院2023届毕业生档案邮寄信息汇总表

3.各学院综合档案归档档号分配方案

综合档案馆

2023年5月9日